5 formas de aumentar la productividad de su equipo con bandejas de entrada compartidas

A lo largo de los años, la "productividad del equipo" es un término que ha sido usado por organizaciones de todo el mundo.

 Todas las organizaciones quieren que sus equipos hagan las cosas de la manera más efectiva y eficiente posible, pero una cantidad significativa de tiempo y energía de los empleados se gasta leyendo y respondiendo a interminables hilos de correo electrónico, en lugar de realmente hacer el trabajo.

Una bandeja de entrada compartida es una plataforma en la que varias personas de un equipo pueden acceder a correos electrónicos grupales al mismo tiempo, desde cada una de sus propias cuentas. Veamos cómo el uso de una herramienta de bandeja de entrada compartida para su equipo puede aumentar su productividad general en el trabajo.

Con una bandeja de entrada compartida, puede asignar claramente esos correos electrónicos a la persona correcta y crear la transparencia que tanto necesita dentro de los equipos. Las bandejas de entrada compartidas le permiten delegar tareas claramente y garantizar que todo el equipo sea productivo, gracias a un espacio de trabajo transparente y cohesivo.

Con una bandeja de entrada compartida, siguiendo los hilos que son más importantes, posponiendo los hilos que son de menor prioridad y archivando los terminados, puede optimizar sus tareas de manera inteligente y lograr resultados óptimos. Incluso puede ir un paso más allá organizando ordenadamente sus hilos en función de temas comunes bajo varias etiquetas, diferenciándolos con colores únicos.

Con las bandejas de entrada compartidas, puede crear un flujo de trabajo automatizado de modo que, cuando se cumplan ciertas condiciones, se genere un activador y la herramienta se encargue automáticamente de todo el proceso, mientras usted se enfoca en las tareas más importantes que tiene entre manos.

Con una bandeja de entrada compartida, ya no tienes que cambiar constantemente de pestaña. ¿Te enfrentas a un problema que requiere consultar a tus compañeros de equipo? Hágalo sin esfuerzo realizando debates internos justo al lado de su hilo, donde cualquier persona involucrada puede comentar y facilitar el proceso. Esto asegura que cada miembro sea consciente de todo el contexto de forma independiente.

Con las bandejas de entrada compartidas, las plantillas de respuesta predefinidas le permiten ahorrar tiempo al crear respuestas de antemano para que, cuando surja la necesidad, simplemente elija la plantilla y envíe el correo electrónico. Estos son útiles cuando tiene que escribir el mismo contenido repetidamente. Del mismo modo, puede crear plantillas de firmas de correo electrónico para mantener la coherencia en las respuestas que envía. Todo el equipo puede usar estas plantillas de firma, lo que les ahorra a todos un tiempo valioso y mantiene una identidad uniforme en todos los correos electrónicos.

En septiembre de 2020, Zoho realizó una encuesta entre empresarios de América Latina para determinar el impacto de la pandemia ocasionada por el COVID-19 en los modelos de trabajo. De acuerdo con el 73% de los entrevistados, sus organizaciones mantendrán modelos mixtos o híbridos de trabajo, incluso una vez termine la emergencia sanitaria. Esto significa que los colaboradores asistirán a sus oficinas de forma ocasional, pero la mayoría del tiempo se encontrarán en sus hogares. El 21% de los encuestados contempla una operación principalmente virtual.

Ante esta realidad, se abre la posibilidad de que aquellos empleados que migraron desde provincias y zonas rurales, regresen a sus lugares de origen para realizar sus actividades. De esta forma, reducirían sus gastos al vivir en sus casas familiares, mejorarán sus ingresos al reducir su costo de vida y elevarán la calidad de su tiempo libre. 

Los servicios de software en la nube y las aplicaciones colaborativas y de comunicación están liderando esta transformación. La pandemia del COVID-19 aceleró la adopción de estas tecnologías por parte de las organizaciones, que las utilizaron para darles continuidad a sus negocios y enviar a sus colaboradores a resguardarse en sus hogares.

Rural Revival busca integrar a los colaboradores a una comunidad dinámica donde, similar a los que sucede en las oficinas presenciales, puedan realizar trabajos en equipo, conversar con sus colegas y brindar la retroalimentación necesaria para mejorar los resultados. Contar con suites de aplicaciones que estén integradas entre sí y cuenten con funciones colaborativas termina siendo clave en esta estrategia y reduciendo aún más los costos de adopción de herramientas de diferentes proveedores, que podrían no ser compatibles y estimular los reprocesos. En el caso de Zoho, por ejemplo, existen paquetes de aplicaciones para trabajo remoto y colaborativo (Zoho Remotely); gestión de ventas y marketing (Zoho CRM Plus), o un sistema operativo para administrar de forma integral todas las áreas del negocio (Zoho One). 

Los servicios para realizar videoconferencias, las aplicaciones de mensajería instantánea y las herramientas de administración de proyectos que permiten establecer múltiples actividades y monitorear su desempeño en vivo y en directo, también facilitan el trabajo remoto, sin importar la ubicación geográfica de los colaboradores.

La pandemia impulsó el e-commerce en toda América Latina. Ante las estrictas restricciones de movilidad que adoptaron los diferentes gobiernos, las empresas encontraron en internet la mejor forma de comercializar sus productos y llegar hasta nuevos consumidores. Esta tendencia podría ayudar a revitalizar zonas rurales, en la medida en que los productores tienen plataformas para vender directamente a los consumidores, realizar los cobros, automatizar los inventarios y realizar sus entregas. A esto se suma la posibilidad de reducir el contacto físico e integrar sistemas de comunicación, como mensajería instantánea y videoconferencia.

Facebook e Instagram están dándole la opción a todos los usuarios de ocultar los ‘Me gusta’ o likes públicos en sus publicaciones, lo que podría alterar la dinámica central de las plataformas de redes sociales donde los recuentos de likes se ven como un signo de la influencia y popularidad de una persona.

El gigante de las redes sociales ha estado probando la opción de que los usuarios oculten los recuentos de ‘Me gusta’ desde 2019, una función muy particular en Facebook, como una forma de hacer que Facebook e Instagram sean menos estresantes de usar.

Nueva York (CNN Business) 

Zoho Social para agencias está disponible en seis idiomas diferentes: inglés, francés, alemán, italiano, portugués y español. En cualquiera de estos idiomas, puede administrar 15 o 25 marcas por cuenta, según el plan que elija

Las agencias pueden etiquetar Zoho Social de forma personalizada en toda la plataforma. Esto significa que su nombre y logotipo no solo aparecerán en la consola como personal de la agencia que trabaja dentro de la herramienta, sino que el logotipo de la empresa también aparecerá en informes y correos electrónicos personalizados.

En lugar de tener que extraer informes voluminosos de su herramienta de administración de redes sociales, Zoho Social para agencias le permite traer clientes al sistema para ver datos pasivamente. Por ejemplo, los usuarios de la agencia tienen acceso completo a la consola a menos que un administrador les restrinja sus funciones. Sin embargo, los clientes solo ven el panel principal, el panel de inicio, la pestaña Colaborar y los informes.

Debido a que Zoho Social está conectado a Zoho CRM, cualquier cliente potencial generado en Facebook u otras plataformas ADS, se vinculará automáticamente al sistema de Zoho CRM sin necesidad de una descarga manual. Esta es una de las muchas formas en que se puede utilizar el ecosistema de Zoho para mejorar la gestión de cuentas y la generación de clientes potenciales.